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  Archivi automatici 
Una delle caratteristiche peculiari di Fatturiamo.it è quella di memorizzare automaticamente le informazioni importanti e di non chiederti preventivamente di caricare dati per poter gestire i tuoi documenti.
Tutto ciò che è ritenuto importante viene memorizzato automaticamente da Fatturiamo.it durante la stesura dei documenti per essere, su tua richiesta, riutilizzato in seguito su altri documenti.
Ne consegue che per inserire un cliente o un articolo all'interno di una fattura, tu non devi prima caricarlo negli archivi di Fatturiamo.it, ma semplicemente "scriverlo" nella fattura che stai facendo. Lo stesso può dirsi per i fornitori e per i Conti di Primanota.
Da questo comportamento presente su tutti i programmi Fatturiamo.it, deriva il concetto, molto importante per usare il programma, di "archivi automatici".
Gli archivi automatici di Fatturiamo.it sono i seguenti:
  • Clienti: anagrafica completa del cliente;
  • Fornitori: anagrafica completa del fornitore;
  • Conti: descrizione del conto di prima nota;
  • Articoli: anagrafica completa dell'articolo, con ultimo prezzo e aliquota IVA;
  • Vettori: descrizione del Vettore (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Tipi di pagamento: descrizione del tipo di pagamento;
  • Aspetti esteriori merce: descrizione dell'Aspetto esteriore ella merce (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Codici Iva: codice e descrizione aliquota o esenzione IVA;
  • Causali di trasporto: descrizione della causale di trasporto (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Porto: descrizione della modalità di consegna (Assegnato, Franco, ecc...);
  • Operazioni Primanota: descrizione delle operazioni di Primanota;
  • Classificazioni Contabili: descrizione delle classificazione contabile del castelletto IVA (solo per Fatture di acquisto).
Nota: nel caso di tipologia azienda Professionista o Agente, gli archivi Causali di trasporto, Vettori, Porto e Aspetto esteriore merci vengono disattivati non essendo necessari per a gestione dei documenti di vendita di Professionisti e Agenti.
Gli archivi automatici vengono proposti da Fatturiamo.it durante la stesura dei documenti, in funzione delle diverse zone del documento stesso. Così ad esempio se compilando un documento fattura sei posizionato con il mouse nell'area nella quale inserire la ragione sociale del cliente, Fatturiamo.it evidenzierà nel pannello a destra del documento l'elenco dei clienti precedentemente inseriti in altre fatture, consentendoti di sceglierne uno dall'elenco per inserirlo nella fattura corrente.
La stessa cosa accadrà con gli articoli, le aliquote ed esenzioni IVA e tutte le voci contenute nella fattura e gestite nella logica di "archivi automatici".

Se desideri consultare il contenuto degli archivi automatici al di fuori del contesto di compilazione o variazione di un documento fattura, seleziona la voce di menù "Gestione archivi" e dal pannello sottostante seleziona l'archivio automatico che desideri vedere.

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  Clienti 

Tra i principali archivi automatici di Fatturiamo.it c'è quello dei Clienti.

Come già visto nell'introduzione del capitolo "archivi automatici" i dati dei tuoi clienti vengono memorizzati da Fatturiamo.it durante la stesura e/o variazione dei documenti di vendita.

Le informazioni memorizzate automaticamente da Fatturiamo.it per questo archivio sono riportate nella corrispondente maschera a video, attivabile tramite la voce di menu "Gestione archivi - Clienti".

In questa maschera potrai ordinare e raggruppare le voci dei clienti secondo ciò che ti serve osservare, oppure potrai cancellare definitivamente dagli archivi un cliente anche se lo hai utilizzato precedentemente all'interno di un documento.

Se desideri sapere quante fatture o parcelle hai emesso a nome di un determinato cliente e per quale importo totale, è sufficiente selezionare la voce Gestione Archivi e posizionarsi con il mouse sul cliente desiderato.

Nella parte bassa dello schermo nella sezione "riepiloghi" vedrai il numero ed il totale delle fatture emesse a quel cliente nell'anno corrente e il totale incassato e quello da incassare.

Se vuoi, è possibile modificare i dati anagrafici di un cliente direttamente dal Pannello di Controllo, tramite un doppio click sul cliente o cliccando sulla voce "Modifica": si aprirà una finestra con tutti i dati presenti negli archivi e da qui potrai apportare tutte le modifiche che ritieni necessarie.
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  Fornitori 

Tra i principali archivi automatici di Fatturiamo.it c'è quello dei Fornitori.

Come già visto nell'introduzione del capitolo "archivi automatici" i dati dei tuoi fornitori vengono memorizzati da Fatturiamo.it durante la stesura e/o variazione dei documenti di acquisto.

Le informazioni memorizzate automaticamente da Fatturiamo.it per questo archivio sono riportate nella corrispondenti maschera a video, attivabile tramite la voce di menu "Gestione archivi - Fornitori".

In questa maschera potrai ordinare e raggruppare le voci dei fornitori secondo ciò che ti serve osservare, oppure potrai cancellare definitivamente dagli archivi un fornitore anche se lo hai utilizzato precedentemente all'interno di un documento.

Se desideri sapere quanti documenti hai ricevuto da un determinato fornitore e per quale importo totale, è sufficiente selezionare la voce Gestione Archivi e posizionarsi con il mouse sul fornitore desiderato.

Nella parte bassa dello schermo nella sezione "riepiloghi" vedrai il numero ed il totale delle fatture ricevute da quel fornitore nell'anno corrente e il totale pagato e quello da pagare.

Se vuoi, è possibile modificare i dati anagrafici di un fornitore direttamente dal Pannello di Controllo, tramite un doppio click sul fornitore o cliccando sulla voce "Modifica": si aprirà una finestra con tutti i dati presenti negli archivi e da qui potrai apportare tutte le modifiche che ritieni necessarie.
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  Articoli 

Tra i principali archivi automatici di Fatturiamo.it c'è quello degli Articoli.

Come già visto nell'introduzione del capitolo "archivi automatici" i dati dei tuoi articoli vengono memorizzati da Fatturiamo.it durante la stesura e/o variazione dei documenti di vendita.

Le informazioni memorizzate automaticamente da Fatturiamo.it per questo archivio sono riportate nella corrispondenti maschera a video, attivabile tramite la voce di menu "Gestione archivi - Articoli".

In questa maschera potrai ordinare e raggruppare le voci degli articoli secondo ciò che ti serve osservare, oppure potrai cancellare definitivamente dagli archivi un articolo anche se lo hai utilizzato precedentemente all'interno di un documento.

Se desideri sapere quante unità di un articolo hai venduto e per quale importo totale, è sufficiente selezionare la voce Gestione Archivi e posizionarsi con il mouse sull'articolo desiderato.

Nella parte bassa dello schermo nella sezione "riepiloghi" vedrai la quantità ed il totale delle fatture emesse con quell'articolo nell'anno corrente.

Se vuoi, è possibile modificare i dati anagrafici di un articolo direttamente dal Pannello di Controllo, tramite un doppio click sulla riga dell'articolo o cliccando sulla voce "Modifica": si aprirà una finestra con tutti i dati presenti negli archivi e da qui potrai apportare tutte le modifiche che ritieni necessarie.
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  Conti 

Tra i principali archivi automatici di Fatturiamo.it c'è quello dei Conti.

Come già visto nell'introduzione del capitolo "archivi automatici" i dati dei tuoi conti vengono memorizzati da Fatturiamo.it durante l'inserimento e/o variazione delle registrazioni di prima nota.

Le informazioni memorizzate automaticamente da Fatturiamo.it per questo archivio sono riportate nella corrispondenti maschera a video, attivabile tramite la voce di menu "Gestione archivi - Conti ".

Da questa maschera potrai cancellare un conto definitivamente dagli archivi, ma solo se non è stato utilizzato precedentemente all'interno di una registrazione contabile.

Se desideri vedere l'elenco dei movimenti contabili collegati ad un conto non dovrai fare altro che cliccare sul simbolo "+" che appare a sinistra di ognuno di essi, e verrà visualizzato un "mastrino". Cliccando sulla prima colonna a sinistra della griglia del mastrino (quella con il simbolo della lente di ingrandimento) verrà visualizzata la lista dei movimenti del conto, con la possibilità di effettuare i raggruppamenti che desideri (ad esempio, per anno, trimestre, mese, ecc...) e poter stampare le informazioni ottenute. Per tornare alla lista dei conti, clicca sulla prima colonna a sinistra della griglia del mastrino (quella con il simbolo X).

Nella parte bassa dello schermo nella sezione "riepiloghi" vedrai il totale delle entrate, delle uscite e il saldo che il conto selezionato presenta nell'anno corrente.

Se vuoi, è possibile modificare la descrizione di un conto direttamente dal Pannello di Controllo, tramite un doppio click sulla riga del conto o cliccando sulla voce "Modifica".
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  Altri archivi 
Con la stessa logica di clienti, fornitori, conti ed articoli, Fatturiamo.it tratta come archivi automatici anche i seguenti archivi:
  • Vettori: descrizione del Vettore (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Pagamenti: descrizione del tipo di pagamento
  • Aspetto esteriore merce: descrizione dell'aspetto esteriore della merce (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Codici Iva: codice e descrizione dell'aliquota o dell'esenzione IVA;
  • Causali di trasporto: descrizione della causale di trasporto (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Porto: descrizione del tipo di consegna (solo per Fatture accompagnatorie e Bolle);
  • Operazioni Primanota: descrizione delle operazioni di prima nota;
  • Classificazioni Contabili: descrizione della classificazione contabile del castelletto IVA (solo per i documenti di acquisto).
Per consultare il contenuto di questi archivi, scegli dal pannello principale la voce "Gestione archivi" e, dal pannello sottostante, la voce corrispondente all'archivio che desideri consultare.
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  Modifica, Cancella e Stampa 

E' possibile sia variare che cancellare il contenuto delle voci negli archivi automatici in qualunque momento e senza conseguenza alcuna.

La variazione è possibile nella fase di inserimento o variazione di un documento, o direttamente dal Pannello di Controllo, mentre la cancellazione è possibile solo tramite l'apposita funzione "Elimina" disponibile nella sezione "Riepilogo" di ogni archivio (Voce "Gestione archivi" del menù principale, seleziona l'archivio desiderato, posizionati con il mouse sulla riga interessata alla cancellazione e tramite la voce in basso "Elimina" cancella definitivamente la voce dall'archivio).

Ad esempio, se vuoi modificare l'indirizzo di un cliente, apri un nuovo documento o prendine uno in variazione, posizionati nell'area dell'indirizzo e apporta le modifiche necessarie. Al salvataggio della fattura verranno salvate anche le modifiche sugli archivi.

Ricorda che per clienti, fornitori ed articoli vi sono alcune regole che definiscono quando una voce in archivio è "modificabile" e quando invece siamo in presenza di una nuova voce che Fatturiamo.it dovrà caricare in archivio.

Nella fattispecie:
una modifica sull'anagrafica clienti/fornitori è considerata "variazione" quando non variano contemporaneamente i Riferimenti fiscali (Codice fiscale e Partita IVA) e la Ragione sociale;
una modifica sull'anagrafica clienti/fornitori è considerata "nuovo cliente" quando variano i Riferimenti fiscali (Codice fiscale e/o Partita IVA) o, in assenza di entrambi i riferimenti, quando si modifica la Ragione Sociale;

una modifica sull'anagrafica articoli è considerata "variazione" quando non varia il Codice o la descrizione dell'articolo;

una modifica sull'anagrafica articoli è considerata "nuovo articolo" quando varia il Codice o la descrizione dell'articolo.
Fatturiamo.it ti permette anche di stampare l'elenco dei tuoi archivi, semplicemente cliccando sul bottone posto in alto a destra di ogni lista: verrà creata un'anteprima sulla base della composizione della griglia che si intende stampare (numero di colonne e loro posizione).
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  Esportazione dei dati in formato CSV 

Qualora sia necessario esportare l’elenco dei propri articoli, clienti o fornitori, è possibile sfruttare la funzionalità di esportazione in formato CSV introdotta con la versione 2.0 dell’applicazione.

Per eseguire l’esportazione dei propri articoli:

  1. Selezionare La mia azienda -> Gestione archivi.
  2. Dall’elenco Archivi che compare, selezionare Articoli
  3. Fare click sulla voce Esporta tra le funzioni veloci.
Esportazione CSV
  1. Scegliere dove salvare il file e cliccare su Esporta.
Esportazione CSV
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  Importazione dei dati in formato CSV 

Per poter agevolare l’utente durante l’operazione di inserimento dei dati degli articoli, dei clienti e dei fornitori, è stata introdotta la possibilità di importare i dati da un file in formato CSV.

Es. Importazione degli articoli

Per importare gli articoli a partire da un file CSV:

  1. Selezionare La mia azienda -> Gestione archivi.
  2. Dall’elenco Archivi che compare, selezionare Articoli.
Importazione CSV
  1. Fare click sulla voce Importa tra le funzioni veloci.
Importazione CSV
  1. Nella finestra che appare, selezionare il file CSV contenente gli articoli da importare e scegliere se aggiornare o meno eventuali articoli già presenti.
Importazione CSV
  1. Una volta selezionato il file contenente i dati, verrà mostrata un’anteprima del contenuto. Selezionare Importa per avviare l’operazione.
Importazione CSV
  1. Una volta che l’applicazione ha terminato la fase d’importazione, viene fornito l’esito dell’operazione.
Importazione CSV

Formato del file da usare per acquisire dati.
Il formato del file di acquisizione è uguale a quello di esportazione. Si consiglia di eseguire prima una esportazione e utilizzare la medesima struttura dati.

In dettaglio il formato del file da usare per l'acquisizione deve essere costituito da una intestazione contenente le colonne attese separate dal caratere ";" e da tante righe contenente i singoli dati ognuna dei quali deve essere separata dal carattere ";".
  • Intestazione del file CSV per l'importazione degli articoli
    1. Codice; (Testo 255 caratteri)
    2. Descrizione; (Testo 255 caratteri)
    3. Prezzo Netto IVA; (Importo con separatore decimale in base alla lingua del pannello di controllo, se IT = “,”).
    4. Prezzo Lordo IVA; (come prezzo netto)
    5. IVA; (Testo 255)
    6. Aliquota IVA (Numero, senza decimali)
  • Intestazione del file CSV per l'importazione dei clienti
    1. Cliente; (Testo 255 caratteri)
    2. Codice fiscale; (Testo 16 caratteri)
    3. Partita IVA; (Testo 16 caratteri)
    4. Indirizzo; (Testo 255 caratteri)
    5. CAP; (Testo 5 caratteri)
    6. Località; (Testo 255 caratteri)
    7. Prov.; (Testo 2 caratteri)
    8. Nazione; (Testo 255 caratteri)
    9. E-mail; (Testo 255 caratteri)
    10. Telefono; (Testo 255 caratteri)
    11. Cellulare; (Testo 255 caratteri)
    12. Fax; (Testo 255 caratteri)
    13. Indirizzo destinazione; (Testo 255 caratteri)
    14. Cap destinazione; (Testo 5 caratteri)
    15. Località destinazione; (Testo 255 caratteri)
    16. Prov. destinazione; (Testo 2 caratteri)
    17. Nazione destinazione; (Testo 255 caratteri)
    18. E-mail destinazione; (Testo 255 caratteri)
    19. Telefono destinazione; (Testo 255 caratteri)
    20. Cellulare destinazione; (Testo 255 caratteri)
    21. Fax destinazione; (Testo 255 caratteri)
    22. Ente pubblico; (Boolean: True; False)
    23. Iva sospesa; (Boolean: True; False)
  • Intestazione del file CSV per l'importazione dei fornitori
    1. Cliente; (Testo 255 caratteri)
    2. Codice fiscale; (Testo 16 caratteri)
    3. Partita IVA; (Testo 16 caratteri)
    4. Indirizzo; (Testo 255 caratteri)
    5. CAP; (Testo 5 caratteri)
    6. Località; (Testo 255 caratteri)
    7. Prov.; (Testo 2 caratteri)
    8. Nazione; (Testo 255 caratteri)
    9. E-mail; (Testo 255 caratteri)
    10. Telefono; (Testo 255 caratteri)
    11. Cellulare; (Testo 255 caratteri)
    12. Fax; (Testo 255 caratteri)
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