E' possibile modificare il modello base di documento proposto dal programma, scegliendone uno diverso dall'elenco di modelli disponibili (voce di menù "Impostazioni - Personalizzazione documenti"). Dallo stesso punto potrai anche indicare quante posizioni decimali desideri gestire nei prezzi e nelle quantità dei documenti e se desideri i prezzi al netto o al lordo dell'IVA. In questo ultimo caso Fatturiamo.it provvederà allo scorporo automatico dell'imposta dal prezzo indicato. Oltre a ciò potrai specificare il nome di una colonna che conterrà una descrizione libera sui dettagli degli articoli: Colore, Peso, Dimensioni, etc... Sulla base dei modelli da te scelti, verrà visualizzata o meno una colonna con tale intestazione personalizzata.

Essendo tutti i documenti di Fatturiamo.it dei normali documenti di Microsoft Word, puoi aprire i documenti sia dal Pannello di Controllo di Fatturiamo.it che direttamente dalla cartella che contiene i file dei tuoi documenti.

Quando, tramite Word o con un semplice doppio click sul nome del file da esplora risorse, aprirai un documento generato da Fatturiamo.it, il tuo Word se ne accorgerà ed attiverà tutte le funzioni automatiche per consentirti di gestire i documenti.

Una documento fatto con Fatturiamo.it è un normale documento di Microsoft Word che potrai anche spedire via e-mail o spostare su altri elaboratori. Se nell'elaboratore che apre il documento è installato Fatturiamo.it, si attiveranno anche tutte le corrispondenti funzioni, diversamente si aprirà un normalissimo documento Word modificabile in ogni sua parte tranne che nello schema del modello.

Fattura in Word con programma Fatturiamo.it installato sul computer

Per gestire i documenti (creazione, variazione e stampa) esiste anche un'altra possibilità, e cioè quella di non utilizzare Microsoft Word ma di utilizzare una funzionalità specifica di Fatturiamo.it chiamata Fatturiamo Editor. Questa funzionalità (che è un programma che sostituisce Microsoft Word all'interno di Fatturiamo.it), incorpora in sé tutte le caratteristiche e la semplicità d'uso tipica di Microsoft Word ma lavora specificamente ed esclusivamente su documenti realizzati con Fatturiamo.it. I documenti gestiti con lo Fatturiamo Editor vengono memorizzati anche in formato Microsoft Word per poter essere stampati, inviati per posta elettronica e consultati anche da altre persone che non dispongono del programma Fatturiamo.it (come ad esempio un tuo cliente al quale potresti inviare una tua fattura realizzata con il programma).

Fattura in Fatturiamo Editor

1. Scegliere la corrispondente voce sul Pannello di Controllo di Fatturiamo.it
2. Con un documento aperto, scegliere l'apposito pulsante in alto a sinistra (da Microsoft Word o da Fatturiamo Editor)

All'apertura del nuovo documento di Fatturiamo.it, il cursore è posizionato sul primo elemento (il campo "Numero documento").

1. fatturiamo.it ti propone automaticamente tutto ciò che ha disponibile in archivio ma ti consente di variare qualunque voce o inserirne di nuove semplicemente scrivendole nel documento.
2. fatturiamo.it mantiene automaticamente nel suo archivio tutte le voci che hai inserito nelle diverse fatture che nel tempo hai creato o variato. In questo modo i tuoi archivi clienti e articoli (sono solo due esempi) crescono nel tempo mano a mano che tu fai documenti.
3. Se desideri variare (ad esempio) l'indirizzo di un cliente, seleziona quel cliente dall'elenco proposto riportandolo così all'interno della fattura e varia il suo indirizzo. Salvando il documento, avrai variato l'indirizzo di quel cliente nel relativo archivio ed al prossimo utilizzo, in un altro documento, l'indirizzo nuovo verrà proposto automaticamente.
4. Fatturiamo.it calcola i parziali ed totali della fattura o della parcella, gli imponibili, le imposte per le varie aliquote IVA, i contributi, le ritenute eccetera. Tu puoi comunque variare questi valori calcolati automaticamente e fatturiamo.it li controllerà informandoti se sono errati ma NON ti bloccherà mai: se vuoi puoi anche emettere un documento completamente sbagliato; Fatturiamo.it si limiterà ad informarti dell'errore.
5. Il documento non verrà salvato solo nel caso in cui tu tenti di salvarlo senza aver inserito come minimo il numero e la data del documento.
6. Fatturiamo.it assegna automaticamente il nome file al tuo documento e lo memorizza in una cartella predefinita all'interno dei tuoi documenti. Il nome file automaticamente assegnato è composto dal nome del tipo di documento, dal numero e dalla data (es: Fatt. N. 21 del 15-2-2006.doc, Parcella N. 7 del 18-3-2006.doc o Preventivo N. 12 del 11-12-2006.doc).
7. Non preoccuparti di rovinare nulla negli archivi o di salvare una fattura sbagliandone i calcoli: è letteralmente impossibile che tu possa creare dei danni irreparabili. Se hai sbagliato, riprendi il documento e correggi le inesattezze.

Per prendere visione dal vivo della creazione di una nuova fattura, clicca qui per vedere il filmato.

1. Dal Pannello di Controllo, voce di menù "Documenti" selezionare dall'elenco dei documenti il documento interessato alla variazione. Un semplice doppio click sulla riga aprirà il documento. (Con la riga che intendi variare evidenziata, puoi anche cliccare sulla voce "modifica" alla base del pannello di controllo nella sezione "funzioni veloci")

   

2. Con una qualunque documento aperto, selezionare il secondo pulsante in alto a sinistra (Apri documento) dalla barra degli strumenti di fatturiamo.it attiva in Microsoft Office e nel Fatturiamo Editor. Selezionare dall'elenco di documenti proposti quello da variare

   

Ricorda che se vari il numero documento, fatturiamo.it ti chiederà cosa fare con il documento attivo, cioè se modificare lo stesso, oppure creare un nuovo documento mantenendo gli stessi dati di quello attivo in quel momento a video, oppure crearne uno nuovo ripulendo completamente i dati dal modello a video.

Dal Pannello di Controllo, voce di menù "Documenti di vendita" selezionare dall'elenco il documento che intendi cancellare. Seleziona la riga cliccandoci sopra con il mouse. A questo punto nella parte bassa del pannello di controllo nella sezione "Funzioni veloci" clicca sulla voce "Elimina". Ti verrà richiesta la conferma della cancellazione e, a risposta positiva, il documento verrà eliminato definitivamente.

Nella versione 2.0 dell’applicazione si è deciso di rivedere completamente le funzionalità di generazione dell’anteprima di stampa e di aggiungere la funzionalità di modifica dei modelli e delle anteprime.

La barra multifunzione della finestra di creazione/modifica di un documento Word, presenta dei pulsanti che consentono la personalizzazione del modello di inserimento dei dati (chiamato “template”).

• Apri modello: serve a selezionare un modello già presente sul computer in uso. Tale modello verrà aperto in modalità “modifica” e, al salvataggio, verrà impostato come predefinito.
• Ripristina modello predefinito: serve ad eliminare il riferimento al modello personalizzato ripristinando quello predefinito del prodotto. Sarà possibile impostare nuovamente un modello personalizzato selezionandolo con “Apri modello”.
• Crea modello da modello corrente: serve a creare una copia del modello in uso. Da usare, ad esempio, se si vuole modificare un modello predefinito creandone una copia (quelli predefiniti non sono modificabili).

Quando si apre in modifica un modello, con Apri modello o Crea modello da modello corrente, il documento viene aperto in modalità “modifica”. In questa fase sarà possibile aggiungere o eliminare i campi previsti, elencati nella finestra posta lateralmente al modello.

Il modello si compone di diverse “sezioni”, all’interno delle quali sarà possibile posizionare i campi che ne fanno parte:

• Azienda: comprende i campi dell’azienda per l’intestazione del documento.
• Testata: comprende i campi identificativi del documento e del cliente.
• Dettaglio: comprende i campi del dettaglio articoli
• Piede: contiene i campi del castelletto IVA, delle scadenze (se previste) e dei totali.

Es. Inserimento di un campo tra i dati del cliente

Per inserire un campo, cliccare con il mouse nel punto in cui lo si vuole aggiungere e barrare la casella di controllo relativa al campo desiderato.

Il campo verrà aggiunto nella posizione scelta e si potrà modificarne il font, la dimensione, il colore, ecc …

Es. Eliminazione di un campo tra i dati del cliente

Per eliminare un campo dal modello, basta semplicemente deselezionare la casella di controllo relativa al campo stesso dall’elenco.

Personalizzazione delle stampe

Nella versione 2.0, la finestra dell’anteprima oltre a presentare un nuovo look è provvista anche di funzionalità aggiuntive.

Tra tutte le funzionalità offerte, quella che riveste sicuramente maggior importanza è la possibilità di personalizzare le anteprime di stampa secondo le proprie esigenze.

Per poter personalizzare la struttura dell’anteprima relativa ad un tipo di documento:

1. Creare un nuovo documento o aprirne in variazione uno esistente.
2. Dalla barra multifunzione, cliccare sul pulsante Anteprima.

3. Nella finestra che compare viene mostrata l’anteprima di stampa del documento.
4. Selezionare la scheda Modifica Report dalla barra multifunzione e cliccare sul pulsante Modifica.

A questo punto, si passa alla fase di modifica della struttura dell’anteprima che si stava visualizzando. In particolare, avremo a disposizione:

• una casella di strumenti (Tool box) che ci consente di modificare l’aspetto visivo dell’anteprima,

• una lista di campi (Field list) dalla quale è possibile scegliere tutte le informazioni che si desiderano riportare nelle anteprime, semplicemente selezionando e trascinado i campi nel punto desiderato.

Una volta apportate le modifiche desiderate, eseguire il salvataggio del file .repx. Da questo momento in poi, la struttura creata sarà l’anteprima predefinita per il tipo di documento considerato. Qualora si desideri ripristinare l’anteprima predefinita fornita dall’applicazione,

1. Selezionare la scheda Modifica Report nella barra multifunzione dell’anteprima.
2. Cliccare sul pulsante Ripristina Report default.

Oltre alle anteprime ed ai template predefiniti forniti con l’applicazione, dal seguente sito è possibile scaricarne altri che presentano un diverso aspetto grafico e che possono essere usati come base di partenza per una ulteriore modifica. In particolare, sono stati realizzati diversi layout per i diversi tipi di documento.